Taakvelden:
0.4 Overhead

Financiën werkt aan een organisatie die in control is: budgetten worden beheerst, risico’s zijn in beeld en adequate sturingsinformatie is aanwezig. De organisatie beschikt verder over efficiënte en effectieve bedrijfsvoeringsprocessen. Daarnaast levert Financiën toegankelijke Planning & Control documenten die aansluiten op de behoefte van de gemeenteraad, zodat deze onder andere hiermee in staat is vorm te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol.

Wat gaan we doen?

1. Het leveren van de onderdelen van de Planning & Controlcyclus:

• Jaarverslag en Jaarrekening 2016 (raadsbehandeling juni)
• Turap 2017 (raadsbehandeling medio oktober)
• Voorjaarnota 2017 (raadsbehandeling medio mei)
• Meerjaren Programma Begroting 2018 - 2021 (raadsbehandeling oktober).

2. Het uitvoeren van het Interne Controleplan 2017 en voorbereiden Interne Controle 2018 waarbij de IC-functie planmatig wordt doorontwikkeld naar een kwalitatief hoger niveau.
3. Het door ontwikkelen van de interne rapportagestructuur en informatievoorziening voor de bedrijfsvoering via technieken van Business Intelligence.
4. Het breder inzetten in de organisatie van procesoptimalisatie (o.a. via Lean) en procesinrichting.

Prestaties 2017

1. De onderdelen vanuit de Planning & Controlcyclus (zie bij “wat gaan we doen?”)
2. Uitvoeren Interne Controleplan 2017 en opstellen nieuw Interne Controleplan 2018 waarbij het aantal controles achteraf (verbijzonderde interne controles) fasegewijs zal afnemen.
3. Het leveren van bedrijfsvoeringinformatie die aansluit bij de behoefte van management en college.
4. Aantoonbaar efficiënter ingerichte bedrijfsprocessen.

Nieuwe ontwikkelingen

Adequate uitvoering interne controles eenheid Financiën
In de afgelopen periode hebben we voor het eerst ervaring opgedaan met de interne controles (ic’s) op het sociale domein over 2015. Deze ic’s zijn ingewikkeld en tijdrovend. Als gevolg van de drie decentralisaties waarmee forse budgetten zijn gemoeid, is gebleken dat onze IC-capaciteit ontoereikend is. Dit wordt bevestigd door de evaluatie van het jaarrekeningproces 2015. Ook de accountant signaleert dat op het sociale domein er onvoldoende capaciteit beschikbaar is om adequate ic’s uit te voeren. In hun accountantsverslag over 2015 adviseren zij om hiervoor extra capaciteit vrij te maken. Momenteel is een proces van organisatie-aanpassing binnen de eenheid Financiën gaande. Gepland is dat we eind van dit jaar zicht hebben op de gewenste structuur van de eenheid in combinatie met een kwalitatief en kwantitatief formatieplan, waarin een adequate uitvoering van de ic’s een belangrijke component zal zijn.
In afwachting van dit organisatieplan volstaan we vanaf 2017 met een pm-raming.

Taakvelden:
0.4 Overhead

Zorgen voor duurzaam en flexibel inzetbare medewerkers die werken in een gebouw dat hen optimaal faciliteert. Zorgen voor een positieve reputatie van bestuur en organisatie bij burgers en bedrijven in de gemeente. (steronderwerp1.4: Huis van de Stad)

Wat gaan we doen?

De opgaven van de gemeente vragen om een excellente organisatie, waarin onze medewerkers de belangrijkste bouwstenen zijn. Digitalisering, een veranderende vraag vanuit de samenleving en de decentralisaties zijn de belangrijkste redenen dat ons huidige functiegebouw aan herijking toe is.

De complexiteit van taken in de gemeente neemt toe. Werkzaamheden met een repeterend karakter verdwijnen gaandeweg. Eenmalige invoer van gegevens en meervoudig gebruik wordt in toenemende mate de norm. Dit betekent een afname aan eenvoudige taken, en noodzaak voor de medewerkers aan de onderkant van het functiegebouw om bij te scholen of van werk te veranderen.
Medewerkers krijgen in de toekomst vooral de vragen van de burger die niet met automatisering en standaardisatie beantwoord kunnen worden. Digitaal en multidisciplinair werken neemt toe, netwerk- en sociale vaardigheden worden belangrijker.  

Na de reorganisatie van 2013 zit door herplaatsing van medewerkers, de organisatie voor een groot deel “op slot”. Willen we adequaat anticiperen dan moeten we zowel “nieuwdenkers”, mensen met een frisse blik, als  hoger opgeleid personeel binnen onze poorten halen. Mensen die - samen met de kennis en ervaring van de huidige medewerkers - onze gemeente klaar stomen voor de toekomst. Naast investeren in nieuwe medewerkers (onder andere trainees) is het noodzakelijk om continu te investeren in de kwaliteit van medewerkers, management en teams.

We zetten in op flexibiliteit, goed gekwalificeerd hoog opgeleid personeel, verjonging en daar waar werk verdwijnt door digitalisering begeleiden we medewerkers tijdig naar ander werk binnen of buiten onze organisatie.

Onze ambities op het gebied van duurzaamheid en de wens om een moderne, efficiënte en dienstverlenende organisatie te zijn, gecombineerd met de noodzaak om te investeren in groot onderhoud inclusief brandveiligheid hebben geleid tot het besluit om het stadhuis fysiek aan te passen.

Prestaties 2017

• Een loopbaancentrum waar medewerkers worden begeleid in de kortste weg naar uitstroom of doorstroom in een andere baan. De periode waarin medewerkers zonder baan zitten, wordt zo kort mogelijk gehouden. Lange herplaatsingstermijnen worden voorkomen, zodat de periode dat loon doorbetaald moet worden, verkort wordt.
• Centrale coördinatie op bemiddeling naar werk van inactieve (ex-)medewerkers in een WW- of (tijdelijke) WIA situatie

• Een traineeprogramma met minimaal 10 trainees werkzaam in de organisatie, deels centraal gefinancierd (als aanjaagbudget) en deels gefinancierd uit de budgetten van de eenheden.
• Actief stage beleid; voor stagiaires staat onze deur open, want ook hier leren en profiteren beide partijen.
• Talentvolle trainees die zich in de praktijk hebben bewezen, bieden we een plek in onze organisatie.
• We investeren in professionele, resultaatverantwoordelijke medewerkers en teams.

Dat doen we via trainingen, cursussen, intervisie, strategische personeelsplanning en het bevorderen dat medewerkers zich verder ontwikkelen door bijvoorbeeld ander, tijdelijk werk op te pakken.

• We onderzoeken, in het kader van verdere flexibilisering, hoe we flexibel werken vorm geven, we experimenteren en oefenen. Dit alles is er op gericht om sterk te blijven op de inhoud, fris qua attitude en klaar voor veranderingen.
• Ontwerpfase Huis van de Stad, uitvoering start in 2016 en loopt door in 2017. De verbouwing zal daarna twee jaar in beslag nemen.

Nieuwe ontwikkelingen

Groot onderhoud stadhuis

De voorziening onderhoud stadhuis is in de jaarrekening 2015 omgezet naar een reserve onderhoud stadhuis met een omvang van € 2,3 mln. In 2016 gaan we een nieuw meerjaren- onderhoudsplan (MJOP) voor het stadhuis opstellen, rekening houdend met de besluitvorming over Huis van de Stad. Hiermee voldoen we aan de BBV-criteria voor het vormen van een voorziening, zodat de reserve onderhoud stadhuis met ingang van 2017 weer omgezet kan worden in een voorziening onderhoud stadhuis. Een (groot) deel van de reserve kan dan ook ten gunste van de algemene middelen vrijvallen. Naar huidige inzicht gaat het om een vrijval van ongeveer € 2 miljoen, die wij voor deze MPB als dekkingsmiddel hebben ingezet.
Door de eenmalige vrijval van de onderhoudsgelden is het nodig om met ingang van 2017 een jaarlijkse vaste dotatie aan de voorziening op te nemen om het (fluctuerende) groot onderhoud aan het stadhuis te kunnen dekken.
Op basis van indicatieve berekeningen stellen wij voor om met ingang van 2017 jaarlijks € 100.000 beschikbaar te stellen. Omdat de definitieve berekeningen volgen uit het nog op te stellen MJOP, voegen we een PM-post toe. In de MPB 2018 kan deze post nader worden ingevuld.

Werkgebouw Noord
Wij hebben ingestemd met de definitie-/programmafase voor nieuwbouw van een werklocatie voor de eenheid Beheer & Onderhoud in Noord-Apeldoorn ter vervanging van de huidige locaties aan de Vlijtseweg. Deze locaties (werf en zoutopslag) komen te vervallen vanwege de gebiedsontwikkeling daar en zijn bovendien aan de einde van hun (technische) levensduur. Uw raad is over de locatiekeuze en programmafase in maart dit jaar geïnformeerd. De uitkomst van de programmafase zal de komende periode met u worden besproken om te komen tot een definitief plan en bijbehorende kredietaanvraag.
De jaarlijkse lasten van nieuwbouw zullen op basis van een eerste doorrekening hoger zijn dan de bestaande huisvestingsbudgetten voor de huidige locatie. De mate waarin hangt af van het uiteindelijke programma van eisen en het daarin verwerkte (duurzaamheid) ambitieniveau. Naar verwachting zal eind 2016/begin 2017 een kredietvoorstel aan u worden aangeboden. Planning is dat de nieuwbouw in 2019 is gerealiseerd.
Wij stellen u voor om vanaf 2019 rekening te houden met een pm. post.

Taakvelden:
0.4 Overhead

Het is onze opdracht om te zorgen voor een passende, efficiënte informatievoorziening zodanig dat dit de gemeente en externe afnemers mogelijk maakt om hun (strategische) doelstellingen te bereiken, voor nu en in de toekomst. We richten onze organisatie en infrastructuur zo in dat wij flexibel en adequaat in kunnen spelen op de vraag naar informatie-oplossingen voor de vraagstukken van onze afnemers. We zijn ook in staat om deze oplossingen snel en betrouwbaar in productie te nemen. We doen dit terwijl we het kwaliteitsniveau van onze dienstverlening minimaal handhaven.

Wat gaan we doen?

Het tempo van de digitale ontwikkelingen neemt nog steeds toe. We zien dat burgers en bedrijven nieuwe digitale werkwijzen met een hoog tempo adopteren. Voorbeelden zijn het boeken van reizen, regelen van bankzaken en bestellen van kleding, boeken en andere artikelen. Burgers en bedrijven verwachten ook van de overheid dat deze meegaat met die ontwikkeling en vragen om het op digitale manier verstrekken van overheidsproducten.
Ook voor de eigen organisatie geldt dat technologie niet alleen meer ondersteunend is aan het bedrijfsproces, maar strategische meerwaarde biedt om doelstellingen te bereiken. Waar IT oplossingen in het verleden voornamelijk werden ingezet ten behoeve van efficiencyvoordelen zien we nu een ontwikkeling waarbij digitale mogelijkheden het leven en werken van burgers en ondernemers eenvoudiger maken. (Steronderwerp 1.3: digitalisering).

Prestaties 2017

• Voorop staat onze dagelijkse dienstverlening aan alle burgers, bedrijven, instellingen en interne eindgebruikers. De service levels die wij zijn overeengekomen zijn voor ons leidend bij de uitvoering van onze taken. Kernprincipes zijn daarbij Beschikbaar, Betrouwbaar en Veilig.
• In 2017 zetten we de organische ontwikkeling van eenheid Informatie door om zo qua dienstenaanbod aansluiting te houden bij de veranderende vraag van onze afnemers.
• In 2017 gaan we door met het ontwikkelen van een robuuste organisatie voor de informatiebeveiliging, met bijbehorende processen en rapportages. Ook de privacy-functie wordt in 2017 verder geprofessionaliseerd. Voortdurende aandacht voor bewustwording is daarbij een sleutelbegrip.
• Data wordt wel gezien als het nieuwe goud. Data is zonder analyse is echter weinig waard. We zullen in 2017 nieuwe technieken gaan toepassen om data om te zetten naar bruikbare informatie.
• Voor het vastleggen en delen van gegevens door verschillende overheidsinstanties en andere instellingen bouwt het Rijk aan een stelsel van Basisregistraties. De gemeente is voor vijf van die registraties bronhouder en beheerder. Deze basisregistraties worden in de komende jaren aangesloten  op de zogenaamde landelijke voorzieningen. Wij stellen voor daartoe extra middelen beschikbaar te stellen. Deze zijn opgenomen in de hieronder aangegeven reeks.
• Met de toename van IT-middelen neemt ook het belang van de besluitvorming over de inzet daarvan toe, de governance. Er is immers altijd sprake van schaarste. Om betere afwegingen te kunnen maken zullen we  de sturing meer op concernniveau organiseren. De basis daarvoor is de I-visie, met behulp van een gezamenlijke agenda en portfoliomanagement zal inzichtelijk worden gemaakt in welke mate lopende of nog te starten projecten bijdragen aan onze strategische doelen. Een bestuurlijke begeleidingsgroep zal de vinger aan de pols houden bij de voortgang van de digitale transformatie.

Nieuwe ontwikkelingen

Digitale dienstverlening en transformatie organisatie  
De digitale transformatie is onderdeel van de ontwikkeling van de dienstverlening. Voor de investeringen die nodig zijn, inclusief de benodigde investeringen voor de basisregistraties en het personeelsbeleid wordt voorgesteld € 1.630.000 (2017), € 1.780.000 (2018), € 1.880.000 (2019), € 1.830.000 (2020) beschikbaar te stellen. Voor een toelichting verwijzen wij naar paragraaf 5.1 Dienstverlening.

Schoning en digitalisering bouwarchief
Op basis van landelijke kengetallen is in de MPB 2016-2019 tot en met 2018 budget opgenomen voor digitalisering van het bouwarchief. Medio 2015 is gestart met deze digitalisering, met het streven om alle vergunning-dossiers van 1906 – 2010 digitaal toegankelijk te maken. Inmiddels is duidelijk dat een deel van het archief ernstig vervuild is en geschoond moet worden voordat digitalisering kan worden voortgezet. Dit brengt forse extra kosten met zich mee.
Ook is de reikwijdte van de digitaliseringsopgave intussen groter geworden. Extra ten opzichte van de eerdere scope is de digitalisering van monumentendossiers en WABO-dossiers. Het voornemen was om de WABO dossiers te gaan digitaliseren op het moment dat er geen nieuwe analoge dossiers meer bij zouden komen. Inmiddels worden alle WABO-vergunningen volledig digitaal behandeld en worden vergunningen niet langer analoog gearchiveerd. Dit betekent dat de analoge vergunningen tussen 2010 en 2016 nu ook gedigitaliseerd kunnen worden. Dit alles maakt dat voor opschoning en volledige digitalisering aanvullend budget nodig is voor de jaren 2019-2021.
Wij stellen voor om voor 2019 € 250.000 en voor 2020 € 200.000 beschikbaar te stellen. Voor 2021 is dan nog € 166.000 nodig. Dit bedrag betrekken wij bij de MPB 2018.

Taakvelden:
0.4 Overhead

De besluiten van de gemeente zijn juridisch houdbaar en de juridische risico's die de gemeente loopt zijn bekend en worden zo mogelijk opgeheven, verkleind, beperkt of afgewenteld. De juridisch adviesfunctie is zodanig dat de ondersteuning van bestuur en organisatie met juridische adviezen bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering een duidelijke toegevoegde waarde heeft bij het bereiken van de bestuurlijke doelen. Voor meer informatie verwijzen we naar het Protocol Juridische advisering en externe inhuur advocaatdiensten.

Wat gaan we doen?

De ondersteuning ziet enerzijds op de bestuurlijke voorbereiding van besluiten en anderzijds op de uitvoeringsfase. Relevante rechtsgebieden zijn het bestuursrecht, het privaatrecht en het strafrecht. De kwaliteit en kwantiteit van de juridische functie is afgestemd op de werkzaamheden van het gemeentebestuur, de directieraad en de verschillende eenheden.
Als de kennis niet in eigen huis is, wordt deze extern ingehuurd. Bij verplichte procesvertegenwoordiging bij juridische procedures schakelen we de huisadvocaat in.

De juridische functie is zodanig georganiseerd

• dat de juridische kwaliteit van de gemeentelijke activiteiten van een goed niveau is en de rolinvulling door de juridische adviseurs is afgestemd op de doelgroepen (bestuursorganen, directieraad en het kennis- en vraagniveau van de verschillende eenheden)
• dat de gemeentelijke verzekeringsportefeuille zodanig wordt beheerd dat bestuurders, medewerkers, vrijwilligers, zaken en goederen van de gemeente goed verzekerd zijn.
• dat het gemeentelijke regelgevingsbestand zodanig wordt onderhouden en beheerd dat de gemeentelijke regels en bepalingen formeel bekendgemaakt zijn, actueel, leesbaar en doelmatig zijn en geen overbodige administratieve lastendruk veroorzaken.

Voor meer informatie verwijzen we naar de APV, de ASV, het Mandaat- en volmachtregister en het regelgevingsoverzicht van de gemeente Apeldoorn.

Prestaties 2017

1. Landelijk is het Ministerie van Veiligheid & Justitie bezig met de invoering van KEI (Programma Kwaliteit en Innovatie Rechtspraak). Belangrijke onderdelen daarvan is de digitalisering van de Rechtspraak en nieuwe wijzen van procederen. Vereist is dat we als gemeente tijdig aansluiten, als de Rechtspraak-onderdelen waar we als gemeente contacten mee onderhouden hier klaar voor zijn .
2. Op 1 juli 2016 is de Europese privacyverordening van kracht geworden. Binnen 2 jaar na inwerkingtreding moeten de juridische aspecten van privacy i.r.t. gegevensbeveiliging voor de gemeente als organisatie geregeld zijn.
3. Bij de Eerste Kamer ligt momenteel een wetsvoorstel Wet Open overheid en een wijziging van de Wet Openbaarheid Bestuur voor. We zorgen voor een goede juridische implementatie van deze wetgeving.
4. Als de Eerste Kamer overgaat tot vaststellen van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren dan dienen we in 2017 de eerste voorbereidingen te treffen om de invoering van die wet mogelijk te maken.
5. Jaarlijks wordt een werkplan JKZ (Juridische KwaliteitsZorg opgesteld. Door het uitvoeren van de actiepunten borgen we de juridische kwaliteit van het handelen van de gemeentelijke organisatie en de bestuursorganen.
6. Als de nieuwe Omgevingswet daar voldoende duidelijkheid over geeft maken we in 2017 een eerste inventarisatie van ruimtelijk relevante bepalingen uit de APV en onderzoeken of die bepalingen in het Omgevingsplan, dan wel in de APV moeten, kunnen of zullen worden opgenomen. We maken zo mogelijk een projectplan voor een grootschalige herziening van de APV.  

Nieuwe ontwikkelingen

Taakvelden:
0.4 Overhead

Leiderschap in onze organisatie doet er toe, daarmee zorgen we er voor dat gewerkt wordt aan de juiste doelen en dat de resultaten in de organisatie worden bereikt. We richten ons er op dat medewerkers nu hun werk kunnen doen en dat zij ook in de toekomst inzetbaar zijn.

Wat gaan we doen?

Van de managers verwachten wij dat zij koers bepalen, leiderschap tonen. Daartoe zorgen zij er voor dat zij weten wat er speelt in de Apeldoornse samenleving en weten wat de doelen zijn die het gemeentebestuur heeft gesteld. De managers geven dagelijks leiding aan een eenheid of team, ze helpen medewerkers om nu en in de toekomst goed te functioneren.
De leidinggevenden scholen wij door middel van het managementontwikkelprogramma. Zoals we van medewerkers verwachten dat ze hun vakmanschap op peil houden, zo verwachten we dat ook van het management. Daartoe bieden wij hen trainingen, workshops en intervisie.

Prestaties 2017

We investeren in de kwaliteit van de managers met een kwaliteitsvol Management Development programma dat door alle leidinggevenden wordt gevolgd. Het management heeft een voorbeeldfunctie in de organisatie en is drager van de cultuur en verantwoordelijk voor de resultaten.

Nieuwe ontwikkelingen